Was kostet es, Personalakten digitalisieren zu lassen?

Das Scannen kostet ab 0,06 € pro Seite (Express 0,09 €). Die KI-Klassifizierung nach Aktenplan kostet 0,30 € pro Dokument. Für die Bereitstellung der Metadaten fürs HR-System rechnen wir pauschal 8 Stunden, die Integration ins HR-System mit 159 € pro Stunde. Beispiel: 10.000 Seiten kosten im Standard 600 € – dieser Betrag deckt ausschließlich das Scannen ab. Klassifizierung, Metadaten für Ihr HR-System und die Integration ins HR-System werden zusätzlich berechnet.

Wie lange dauert die Digitalisierung?

Im Standard sind Ihre Akten in ca. 4 Wochen fertig digitalisiert. Mit dem Express-Service halbiert sich die Lieferzeit.

Scannen Sie auch bei uns vor Ort?

Nein. Wir holen die Akten ab und digitalisieren sie in unserem zertifizierten Scan-Center. So sind Qualität, Sicherheit und Geschwindigkeit gewährleistet, und Ihr Betrieb wird nicht gestört.

Lohnt es sich, die Akten selbst zu scannen?

In der Regel nicht. Eigene Scans binden Personal über Wochen, benötigen teure Geräte und führen oft zu uneinheitlichen Ergebnissen ohne Klassifizierung, Fristen und Metadaten. Unser Service ist meist günstiger als die interne Arbeitszeit.

Brauche ich dafür eine neue Software?

Nein. Wir sind ein Scanservice, keine Software. Wir liefern Ihre digitalen Akten fertig strukturiert für das System, das Sie bereits nutzen – zum Beispiel Personio, DATEV, SAP oder d.velop.

Wie werden Aufbewahrungsfristen berücksichtigt?

Wir lesen das Dokumentdatum aus jedem Dokument aus und übergeben es als Metadatum. So kann Ihr HR-System Aufbewahrungs- und Löschfristen automatisch überwachen.

Sind unsere Personaldaten dabei sicher?

Ja. Transport, Verarbeitung im Scan-Center und Übergabe erfolgen DSGVO-konform in unserem zertifizierten Scan-Center.

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Scanservice statt Software

Personalakten digitalisieren lassen – ab 0,06 € pro Seite

Wir holen Ihre Papierakten ab, scannen und klassifizieren sie in unserem Scan-Center und liefern sie in ca. 4 Wochen fertig strukturiert für Ihr HR-System. Ohne neue Software, ohne Aufwand für Ihre Personalabteilung.

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Transparente Preise

Sie zahlen nur für das, was Sie brauchen. Ein Beispiel: 10.000 Seiten kosten im Standard 600 € – das umfasst nur das Scannen. Weitere Leistungen wie Klassifizierung, Metadaten für Ihr HR-System und die Integration werden zusätzlich berechnet.

Scannen & Vorbereitung (Standard)0,06 €pro Seite
Scannen & Vorbereitung (Express)0,09 €pro Seite, halbe Lieferzeit
KI-Klassifizierung nach Aktenplan0,30 €pro Dokument (Ø 3 Seiten)
Metadaten für Ihr HR-System8 Std.pauschaler Aufwand
Integration ins HR-System159 €pro Stunde

Alle Preise zzgl. MwSt.

Angabe noch zu bestätigen

Ihre genaue Summe berechnen Sie im Kostenrechner.

So läuft die Digitalisierung ab

Schritt 1

Abholung

Wir holen Ihre Papierakten sicher bei Ihnen ab. Ihre Personalabteilung muss nichts scannen oder sortieren.

Schritt 2

Scan im Scan-Center

Professionelle Digitalisierung in unserem zertifizierten Scan-Center – nicht vor Ort, sondern unter kontrollierten Bedingungen.

Schritt 3

Klassifizierung

Jedes Dokument wird per KI einem Register Ihres Aktenplans zugeordnet (z. B. Vertrag, Zeugnis, Bescheinigung).

Schritt 4

Datum & Dateiname

Wir lesen das Dokumentdatum aus, damit Aufbewahrungsfristen eingehalten werden, und vergeben sprechende Dateinamen.

Schritt 5

Import ins HR-System

Sie erhalten Importdateien für Ihr HR-System, z. B. Personio, DATEV, SAP oder d.velop.

Schritt 6

Rückgabe

Nach Abschluss erhalten Sie Ihre Originalakten sicher zurück.

Scanservice oder selbst scannen?

Mit unserem Scanservice

Keine Arbeitszeit Ihres HR-Teams
Fertig in ca. 4 Wochen
Klassifiziert, mit Datum & Dateiname
Importfertig für Ihr HR-System

Selbst scannen

Personal über Wochen gebunden
Geräte und Software nötig
Uneinheitliche Ergebnisse
Keine Fristen- und Metadaten

Häufige Fragen

Kontaktieren Sie uns

Haben Sie Fragen zu unseren Dienstleistungen? Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Marcel Gebauer

Geschäftsführer

"Ihre Personalakten sind bei uns in sicheren Händen. Ich stehe persönlich für höchste Qualität und Datenschutz."

Ihr direkter Ansprechpartner

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